8 lépés a sikeres konferencia megszervezéséhez- Sikeres konferencia szervezése 8 lépésben

Konferencia szervezési kisokos: 8 lépés a sikeres konferencia megszervezéséhez

A jelek szerint azt a feladatot kapta, hogy rendezze meg a cége következő konferenciáját vagy meetingjét. Már csak az a kérdés, hogy kezdjen bele, és mire lesz szüksége? Minden rendezvény megszervezésekor nagyon fontos, hogy nem szabad túlgondolni az apró részleteket, hanem az egész képre kell fókuszálni. De ne aggódjon, ha elveszettnek érzi maggát, ebben a cikkben egyszerű lépésekben összefoglaltunk mindent, ami egy eredményes konferencia kivitelezéséhez szükséges!

#1: Válasszon egy témát!

Egy fő téma kijelölése azért létfontosságú, mert segít összefűzni az egész rendezvényt. De hogyan találja meg a megfelelőt? Mindenekelőtt válaszoljon a következő kérdésekre:

-Mire fog koncentrálni a konferencia?
-Mi a végső célja? 
-Miről fognak beszélni az előadók? 

 

Ezenfelül kulcsfontosságú az olyan téma választása, ami, könnyen megjegyezhető, és az érzelmekre is kihat!

 

#2: Tervezzen előre és ossza be az idejét!

A konferencia méretétől függően akár hat hónapra is szükség lehet a tervezéshez. De ne essen kétségbe, ha nincs ideje, azért vagyunk itt, hogy segítsünk!

 

A szervezés megkezdésének időpontjának nem csak a létszámtól, de egyéb tényezőktől is függenie kell.  Például, ha egy nagyobb konferenciát szeretne, hosszabb előadássokkal, akár több napos rendezvényt, akkor nem fog egy héttel előtte belekezdeni a szervezésbe.

 

#3: Határozza meg a pénzügyi keretet!

A legjelentősebb faktor a szervezésben sem más, mint a pénz. Nagyvalószínűséggel, a főnöke majd tudni szeretné, hogy mennyit költ a cég, és min. Ennélfogva úgy vezesse a költségeket, hogy azok könnyen átláthatóak legyenek! 

 

Az alábbi átfogó lista összegzi Önnek, hogy milyen kategóriák között kell majd szétosztania a rendezvény pénzügyi keretét:
-    Helyszín
-    Elszállásolás
-    Közlekedés
-    Élelmiszer és vendéglátás
-    Az előadók díja 
-    Programok / csapatépítés
-    Marketing

 

#4: Keressen előadókat!

Egy konferencia központjában természetesen az előadások állnak. Mondhatni ezen múlik az esemény sikere. Egy jó előadó bármiről meg tudja győzni a hallgatókat. 

 

Keressen olyan vezetőket, akik szívesen beszélnek olyan kérdésekről, amik beleillenek a rendezvény témájába! Készítsen egy listát azokról, akiket a legszívesebben hallgatna meg, majd vegye fel velük a kapcsolatot! 

 

#5: Válassza ki a helyszínt!

A rendezvényhelyszín kiválasztása egyszerűbb feladatnak hangzik, mint amilyen valójában. Az alábbi tényezőket érdemes figyelembe vennie: méret- igazodjon a vendégek számához, elhelyezkedés- beleértve a közlekedési, parkolási lehetőségeket, berendezés- kellően modern-e, megfelel-e az esemény stílusának, mennyire felszerelt, megtalálhatóak-e a szükséges eszközök, ha nem, akkor plusz költség tényező, elszállásolás, étkezési lehetőség.

 

Konferenciahotelünk tökéletes választás, a Kristály Hotel ugyanis nagyon jó helyen található, könnyen megközelíthető, tágas parkolóval, és még annál is tágasabb, technikailag jól felszerelt konferencia teremmel, többféleképpen berendezhető étteremmel, valamint az esti feltöltődést biztosító modern wellness részleggel, és hangulatos, exkluzív Carbon Bárral rendelkezik. A vendégek kényelmét pedig modern szobáink biztosítják.

 

Kérje személyre szabott, egyedi ajánlatunkat az alábbi űrlap kitöltésével!

 

#6: Vegye fel a kapcsolatot a helyszínnel!

Ha valamiben nem érzi biztosnak magát, vagy szeretné kikérni a véleményüket bizonyos szervezési döntésekben, ne féljen kapcsolatba lépni a hely menedzserével! Legyen szó bármilyen rendezvényről, munkatársaink mindig állnak rendelkezésére, és minden tőlük telhetőt megtesznek, hogy szakértelmükkel, tapasztalatukkal a lehető legszínvonalasabbá segítsenek varázsolni az eseményt. Hiszen a konferencia sikere közös érdekünk! Forduljon hozzánk bizalommal bármilyen egyedi kéréssel, igénnyel, vagy felmerült kérdéssel! 

 

#7: Tervezze meg lépésről-lépésre!

Az esemény lefolyását előre érdemes megterveznie. A parkolástól, a konferencia teremhez való sétán át, egészen a vacsoráig és a szálláshelyek elfoglalásáig. Valamint vegye számba, milyen esetleges problémák léphetnek közbe!

 

#8: Így búcsúzzon a rendezvény után!

Fontos, hogy éreztesse a dolgozók fontosságát. 

-    Mondjon köszönetet az összes résztvevőnek, amiért eljöttek!
-    Mérje fel egy kérdőív segítségével, hogy érezték magukat vendégei a találkozón! Ebből tanulva a jövőben még sikeresebb konferenciákat tud majd megszervezni.