A konferenciaszervezés arany szabályai- Így szervezz meg egy sikeres konferenciát!

A koronavírus miatt az évben szinte minden nagyobb szakmai esemény elmaradt, vagy online került lebonyolításra. Aki kicsit is otthonosan mozog ebben a világban, az jól tudja, hogy a konferenciák nagyon fontosak, és az egyik legfontosabb részük -persze a szakmai ismeretanyagok átadatása mellett- a kapcsolatépítés, ami online nem kivitelezhető hatékonyan. Éppen ezért a korlátozások feloldásával javasolt visszatérni az offline konferenciákhoz. Addig is adunk néhány konferenciaszervezési tippet.

Tanácsok konferenciaszervezéshez: Válasszon egy konkrét témát!

Ahhoz, hogy elkezdjen egy konferenciát szervezni minden esetben először választani kell egy témát, ami köré az egészet felépíti. A téma választása nagyon fontos, hiszen egy olyan témát kell találni, ami sokakat érdekelhet, ami aktuális, és aminek megszervezése is kivitelezhető, értjük itt azt, hogy vannak megfelelő kutatások, szakértők, előadók az adott témában. Ezen a ponton tisztázni kell a konferencia jellegét is, amely lehet:

• kongresszus
• szeminárium
• továbbképzés
• kerekasztal beszélgetés
• tréning
• workshop
• kiállítás
• termékbemutató
• sajtókonferencia.

 

Tanácsok konferenciaszervezéshez: Kérjen szakmai segítséget!

Egy konferencia megszervezése nem kis feladat, és rengeteg részterülete van. Nem érthez mindenhez, ezért bátran kérjen egyes lépésekben segítséget, akár szakmai oldalról, akár szervezései oldalról legyen szó! Ne féljen delegálnia a feladatokat, és felelősöket nevezni ki. Ezzel nagyon sok terhet vehet le a válláról, és időt takaríthat meg, hogy valóban azzal tudjon foglalkozni, amivel kell!

 

Tanácsok konferenciaszervezéshez: Ügyeljen a részletekre!

Azzal, hogy kiszervezi a részfeladatokat, ne gondolja azt, hogy ezek nem fontosak. Minden részlet nagyon fontos, ezért bizonyos időnként szánjon rá időt, hogy ezekkel is foglalkozik, ellenőrzi, hogy hogyan haladnak a feladatok. Arra is ügyeljen, hogy a főbb döntéseket, ne adja ki a kezéből, például mielőtt kimegy a meghívó mindenképpen kérjék ki a jóváhagyását, a dekorációra is Ön mondja rá a végső igent, és sorolhatnánk. Azzal azonban ne töltse az idejét, hogy újabb dekorációt talál ki, ha az előző verzió nem megfelelő, ezt bízza másokra!

 

Tanácsok konferenciaszervezéshez: Árazzon okosan!

Amennyiben fizetős konferenciát szervez, árazzon okosan! Mindenképpen vegye figyelembe az előzetes költségkalkulációt, de azt is, ha túl magas árat szab ki, akkor nem fognak elegendően jönni, ha pedig túl alacsonyt, akkor az rossz minőséget kelthet, és akkor azért nem fog tudni elég jegyet eladni. Érdemes ezt a kalkulációt is még a szervezés elkezdése előtt elvégezni (mielőtt a fő költségtényezőket lefoglalná) és szükség estén módosítani, például csökkenteni a felszolgált étel mennyiségét, vagy visszafogni a dekorációt!

 

Ne a helyszínen spórolj!

Az előző pontban adtunk néhány tippet, hogy hol lehet kicsit visszaszorítani a költségeket, szeretnénk arra is felhívni a figyelmét, hogy semmiképpen se a helyszínen spóroljon! A konferencia szempontjából az egyik legfontosabb elem, ami gyakorlatilag az egész rendezvények megadja a megfelelő hátteret, keretet, hangulatot. A helyszín hatalmas hatással van a meghívottakra, ez adj az első benyomást, ezen múlhat a siker is végső soron. Érdemes olyan helyszínt választania, ami megfelel a konferencia elvárásaink: stílusban passzol, tágas konferencia terem áll rendelkezésre, szakképzett a személyzet, megfelelő a technológia, egyéb szolgáltatások is vannak, és esetlegesen lehetőség szabadidős tevékenységre.

 

Konferencia szállodánkban minden lehetőség adott ezekre. Szakértő személyzetünk mindenben a rendelkezésére lesz, tágas, természetes fénnyel ellátott konferencia termünk jól felszerelt, megtalálható minden, ami egy sikeres konferenciához kellhet. Éttermünk, és cukrászdánk gondoskodik a cateringről, Carbon Bárunk, és wellness részlegünk pedig a kikapcsolódásról. A Balaton, valamint az izgalmas Bakony is csak egy karnyújtásnyira van, úgyhogy programokból sem lesz hiány! Kérjen személyre szabott ajánlatot az alábbi űrlap kitöltésével!

 

Tanácsok konferenciaszervezéshez: Legyen egy fix menetrend!

Tervek nélkül sajnos nem megy, éppen ezért azt tanácsoljuk, hogy legyen egy fix menetrendje a konferenciának, bár a legideálisabb esetekben sem alakul minden tökéletesen, de ez egy jó kiinduló alap lehet! Fontosak az egyes blokkok külön-külön is, de legalább ennyire fontos az egész program egészben, azaz a blokkok okos összekapcsolása, sorrendje, hogy az egésznek legyen egy íve. Érdemes gondolni minden apróságra, mi történik, ha egy előadó le jön a színpadról, mi történik, ha valaki a szünetekben nem eszik, és sorolhatnánk. 

 

Tanácsok konferenciaszervezéshez: Gyűjtsön visszajelzéseket!

Egy konferenciának nem akkor van vége, amikor az utolsó előadó lejön a színpadról, sőt, ilyenkor kezdődik csak el igazán. Ne essen abba a hibába, hogy nem törődik a visszajelzésekkel, hiszen ezekből sokat lehet tanulni, illetve még ilyenkor is lehet módosítani a rendezvény megítélésén. Kérje ki a résztvevők javaslatait, kritikai észrevételeit, esetleg küldjön ki szakmai összefoglalókat!

 

Kezdje el még most szervezni 2021-re a konferenciáját, foglalja le a tökéletes helyszínt hozzá a Kristály Hotelbe!