5 dolog, amit tudni kell egy konferencia megszervezése előtt- konferencia szervezés előtti teendők

5 dolog, amit tudni kell egy konferencia megszervezése előtt

Konferenciát szervezni nem egyszerű. Sosem volt az, és mai modern világunkban sem feltétlen lett egyszerű, noha megannyi modern eszköz a rendelkezésünkre áll már ehhez. Íme 5 fontos dolog, amit mindenképpen figyelembe kell vennie egy konferencia megszervezése előtt!

A konferencia célját tisztázni kell a konferencia szervezés előtt

A konferencia megszervezése sokkal drágább és munkaigényesebb, mint gondolná. Azonban kerüli a csőd kockázatát, ha ismeri magának az eseménynek a fő célját, és ehhez mérten tud megfelelő döntéseket hozni. A konferencia céljának megértése megkönnyíti a megszervezését. A határozott megértése lehetővé teszi, hogy a lehető legpontosabban fogalmazza meg céljait. Szeretné megosztani tudását a résztvevőkkel? Szándékában áll-e kifejezni háláját partnereinek? Pénzt szeretne gyűjteni egy projekthez, vagy esztétikai élményt kínál a vendégeknek? Ha ezt kitalálta, a tervezés többi része zökkenőmentesen végrehajtható.

 

A konferencia jellegét tisztázni kell a konferencia szervezés előtt

A konferencia formátumának segítenie kell az esemény céljának elérésében. Ennek erősen függnie kell a következőktől: koncepció, időtartam, szereposztás, elrendezés. Kezdő hiba, amit elkövethet, ha megragad a hagyományos formátumoknál. A konferenciáknak számos formátuma létezik, például hálózati események, kereskedelmi bemutatók, oktatási események vagy tudományos események. Ez a hiba gyakran előfordul az első konferenciavezetőknél, mert nem veszik észre, hogy minden rendezvénytípus más formátumot és struktúrát igényel. A hibrid formátumok soha nem működnek jól, mivel az egyes típusok eredendően versenyeznek egymással. Vegye figyelembe, hogy a szünetek időpontjától a program kurátorságáig mindent befolyásol az esemény típusa.

 

A konferencia költségvetése is fontos a konferencia megszervezése előtt

Ez mindig egy lényeges elem. Függetlenül attól, hogy konferenciáját szponzorok finanszírozzák vagy sem, az Ön felelőssége a költségvetés mérlegelése. A költségvetés-tervezés egyik létfontosságú lépése a költségvetés elkészítése, miközben figyelembe veszi az előre nem látható helyzeteket. Érdemes elgondolkodni egy készenléti terven, ha nem kívánatos események fordulnak elő. Tegyük fel például, hogy egy előadónak hirtelen egy bizonyos típusú felszerelésre van szüksége a konferencián. A szervező várhatóan azonnal, egy pillanat alatt megoldást talál. Ez megkövetelheti, hogy olyan szolgáltatásokat vásároljon vagy béreljen, amelyek kívül esnek a költségvetésén. Az ilyen dolgokat jobb előre átgondolni, hogy anyagilag felkészülhessünk rájuk. Hotelünk a Kristály Hotel azért is tökéletes konferencia helyszín , mert itt minden szükséges eszköz rendelkezésre áll, így nem kell külön költségként számítani erre.

 

Felelősségek tisztázása a konferencia megszervezése előtt

A felelősségek átruházása mindig fontos. Létfontosságú, hogy a feladatokat ne csak a felkészülési szakaszban, hanem a konferencia során is megosszuk a csapattagok között. Ennek optimalizálásának legjobb módja a felelősségek terület szerinti felosztása. Például valakinek a regisztrációs területért, valaki másnak a felszólalók köszöntéséért, más személyeknek a felszerelésért, az étkeztetésért és a sajtóval való kommunikációért kell felelnie. Minden embernek rendelkeznie kell egy olyan területtel, amelyért a konferencia ideje alatt felelősnek kell lennie. Ügyelni kell arra, hogy az egész konferencia ne legyen túl kevés ember vállán. Ebben az esetben persze fontos a csapatmunka is, a csapatoknak szükség szerint találkozniuk kell, és az egész csoportnak következetesen meg kell osztania az előrehaladást.

 

Visszajelzések a konferencia után

Feltétlenül meg kell kérni a résztvevőket, hogy a konferencia végén töltsenek ki egy nyomtatott értékelőlapot, vagy egy online űrlapot, amikor hazaérnek. Az űrlap tartalmazhatja az esemény különféle aspektusait, például a logisztikát, az előadókat, a helyszíneket és a szervezők szolgáltatásait. Ez segíti a szervezőket abban, hogy a jövőben elkerüljék a hibákat és javítsák rendezvényeik színvonalát. A legoptimálisabb, ha egy esemény végén visszajelzést gyűjtünk a közösségi hálózatokon vagy a rögzített videós értékeléseken. 

 

Helyszínt keres egy nagyszabású konferenciához? A Kristály Hotel nemcsak modern konferencia teremmel, felszerelésekkel, hanem egyéb exkluzív szolgáltatásokkal is várja Önöket! Az alábbi űrlap segítségével tudnak ajánlatot kérni!