5 tanács üzleti meghívókhoz: Így küldjön hatásos meghívót üzleti rendezvényére

5 tanács üzleti meghívókhoz: Így küldjön hatásos meghívót üzleti rendezvényére

Üzleti rendezvényt szervez, szeretné, ha minden a legnagyobb rendben alakulna, a szervezést jól megoldotta, de szeretné, ha minél többen részt is vennének rajta? Ha úgy dönt, hogy akár ügyfelekkel, akár potenciális vásárlókkal, akár a munkatársaival szeretne egy üzleti megbeszélést tartani egy rendezvény keretén belül, akkor nagyon fontos, hogy milyen formában invitálja meg a résztvevőket. Mutatjuk hogyan küldjön hatékonyan meghívót üzleti rendezvényekre!

Milyen formában érdemes kiküldeni az üzleti meghívót?

Az üzleti értekezletekre szóló meghívókat többféle formában is el lehet küldeni. A papírmentes, "zöld" megközelítés érdekében küldjön meghívókat e -mailben, ez manapság elég népszerű módszer, aminek a koronavírus is adott még egy löketet. A hivatalos megközelítéshez azonban érdemes papír meghívókat használni, ezek sokkal személyesebbek. Ha személyesen vagy telefonon meghív egy kollégát egy üzleti találkozóra, mindenképpen küldjön hivatalos meghívót is a találkozó részleteivel együtt. Használjon semleges színeket vagy vállalati színeket, és tüntesse fel a meghívón a cég logóját. Kerülje a zavaró színek és képek használatát, kivéve, ha a meghívó ötletbörze vagy kreatív találkozó.

 

Mikor érdemes kiküldeni az üzleti meghívót?

Egyáltalán nem mindegy a meghívó kiküldésének a dátuma. Általánosan elmondható, hogy minél hamarabb küldi ki a meghívót a rendezvényről, annál jobb. A legtöbb ember elfoglalt, éppen ezért szeret időben tervezni, ezért jobb, ha minél előbb értesíti a résztvevőket! Ha nem küldi ki a meghívót legalább egy héttel korábba, akkor szinte esélytelen a dolog, de bizonyos esetekben hónapokkal előbb is érdemes jelezni. Az sem mindegy, hogy melyik napra szervezi a rendezvényt, egy nagyszabású kutatásból például kiderült, hogy a vállalti tulajdonosok nagy része nem szívesen vesz részt ilyen alkalmakon hétfőn.

 

Milyen részleteket érdemes az üzleti meghívóban közölni?

Az üzleti megbeszélés meghívójának tartalmaznia kell minden olyan információt, amelyet az egyénnek tudnia kell a megbeszélésről, amelyen részt vesz. Elengedhetetlen az olyan legfontosabb információk megadása, például a találkozó dátuma és ideje, a helyszín, a cél és a szervező kiléte. Azt is beírhatja, hogy a találkozó során reggelit, ebédet, vacsorát vagy frissítőt szolgálnak -e fel vagy sem. Ha különleges vendég vesz részt, adja meg nevét és rövid életrajzát. Felveheti az értekezlet napirendjét, valamint adott esetben a korábbi ülések jegyzőkönyveit.

Még a tökéletes helyszínt is keresi üzleti rendezvényéhez? Kérjen ajánlatot a négycsillagos Kristály Hotelbe! Tágas, jól felszerelt konferencia teremmel és exkluzív szolgáltatásokkal várjuk!

 

 

 

Milyen célt szolgál az üzleti meghívó?

Az üzleti meghívók előzetesen értesítik a résztvevőket arról, hogy egy rendezvényre hivatalosak. A találkozó ismeretében a résztvevők idő előtt adatokat és jelentéseket készíthetnek, amennyiben szükséges valamit nekik is prezentálniuk. A meghívó bőséges lehetőséget biztosít számukra, hogy átrendezhessék menetrendjeiket, hogy részt vehessenek az értekezleten.

 

Mire kell figyelni az üzleti meghívók kiküldése előtt?

Mielőtt üzleti megbeszélési meghívókat küldene, vegyen figyelembe néhány tényezőt: tekintse át a meghívottak listáját, és győződjön meg arról, hogy minden lényeges személy szerepel a listán, és csak azoka, akiknek kell; fontos, hogy a megadott információk pontosak legyenek; a vendégek nevétől és a találkozó helyétől az időpontig. Küldjön nyomon követést is, hogy emlékeztesse őket az értekezletre, és figyelmeztesse őket, ha az eredeti értekezlet-meghívásban változás történik.